Die Dres. Tiemann, Schulte Holding GmbH (nachfolgend auch „wir“) nutzt zur interaktiven Kommunikation die Online-Plattform „Teams“. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Teams“ informieren.
Wir nutzen „Teams“, um Telefonkonferenzen und/oder Videokonferenzen insbesondere im Zusammenhang mit Online-Seminaren für Fachkreise und/oder Beschäftigungsverhältnissen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, die ihren Sitz in den USA hat (nachfolgend: „Microsoft“).
Weitere Informationen von Microsoft zum Datenschutz bei „Teams“ finden Sie hier.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die
Dres. Tiemann, Schulte Holding GmbH
Fangdieckstraße 75a
22547 Hamburg,
Tel.: +49 (0) 40 70 70 85 151,
E-Mail: info@hp-hamburg.de
Geschäftsleitung: Frau Hon. Prof. Dr. Katharina Tiemann, Herr Prof. h.c. Dr. Markus Tiemann, Herr Dr. Christoph Schulte.
Hinweise: Sobald Sie die Internetseite von Microsoft „Teams“ aufrufen, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Teams“ herunterzuladen. Sie können „Teams“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Teams“-App eingeben. Wenn Sie die „Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Teams“ finden.
Soweit Microsoft personenbezogene Daten im Zusammenhang mit seinen eigenen legitimen Geschäftsvorgängen verarbeitet, wie in den Microsoft Online Services-Nutzungsbedingungen beschrieben, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Verarbeitung, dessen Rechtsgrundlage, nach eigener Erklärung, berechtigte Interessen sind. „Legitime Geschäftsvorgängen von Microsoft“ sind ausweislich der Erklärung von Microsoft, Folgende, jeweils als Vorfall bei der Bereitstellung von Teams an uns: (1) Rechnungsstellung und Kontoführung; (2) Vergütung (z. B. Berechnung von Mitarbeiterprovisionen und Partneranreizen); (3) interne Berichterstellung und Modellierung (z. B. Prognosen, Einnahmen, Kapazitätsplanung, Produktstrategie); (4) Bekämpfung von Betrug, Cyberkriminalität oder Cyberangriffen, die Microsoft oder Microsoft-Produkte betreffen können; (5) Verbesserung der Kernfunktionalität der Barrierefreiheit, des Datenschutzes oder der Energieeffizienz; und (6) Finanzberichterstattung und Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen.
Bei der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden dabei insoweit verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des „Online-Meetings“ die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Videokamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Weitere Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in den Erläuterungen von Microsoft.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Wir verwenden „Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Teams“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden wir – nach vorherigem Hinweis – die Chatinhalte protokollieren. Im Falle von Online-Meetings können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen der Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Teams“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten, Umfragefunktion) bis zu 30 Tagen bei Microsoft gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Dres. Tiemann, Schulte Holding GmbH verarbeitet werden, ist grds. § 26 Abs. 1 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, richtet sich die Verarbeitung nach § 26 Abs. 3 BDSG.
Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Teams“ personenbezogene Daten hingegen nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein, so ist grds. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. In gesonderten Fällen, in denen Sie vorab um eine Einwilligungserklärung gebeten werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren, und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Microsoft erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft vorgesehen ist. Im Übrigen verweisen wir auf die vorgenannten Erläuterungen zum Datenschutz von Microsoft.
„Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO geschlossen. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln sichergestellt. Falls Strafverfolgungsbehörden Microsoft mit einer Anforderung kontaktieren, versucht Microsoft, nach eigener Erklärung, die Strafverfolgungsbehörden so umzuleiten, dass diese die persönlichen Daten direkt bei uns anfordern. Falls Microsoft dazu verpflichtet ist, persönliche Daten an Strafverfolgungsbehörden auszuhändigen, wird Microsoft (ebenfalls nach eigener Erklärung von Microsoft) uns unverzüglich darüber informieren und eine Kopie der Forderung aushändigen, es sei denn, dies ist gesetzlich untersagt. Weitere Informationen zu den Daten, die Microsoft als Antwort auf Anfragen von Strafverfolgungsbehörden und anderen Regierungsbehörden offenlegt, finden Sie in dem Law Enforcement Requests Report von Microsoft.
Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt. Sie erreichen diese wie folgt:
Dres. Tiemann, Schulte Holding GmbH
Frau Britta Graßau
Fangdieckstraße 75a
22547 Hamburg
E-Mail: datenschutz@hp-hamburg.de
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, mit der Folge, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft unzulässig wird. Dies berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung jedoch nicht.
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Die Erklärung von Microsoft zu Speicherung von Daten finden Sie hier.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung geben wir stets im Zusammenhang mit der Einladung für die Nutzung von „Teams“ bekannt.
